Cómo describir los servicios de higiene en la solicitud de un evento extraordinario en Catalunya

Preparar una solicitud para un evento extraordinario suele centrarse en el programa, la música o la seguridad. El apartado de higiene se deja para el final y se despacha con una línea del tipo «se instalarán baños portátiles». Esa descripción genérica es la que más fácilmente obliga a ampliar la documentación después.

Esta guía propone qué datos conviene reunir, cómo presentarlos y qué dudas resolver con el ayuntamiento antes de tramitar. Es contenido informativo, no asesoramiento jurídico: la interpretación concreta depende de cada actividad y de la administración que tramite.

Cuándo se aplica el régimen extraordinario

El régimen extraordinario se refiere a espectáculos y actividades recreativas de carácter esporádico. El Catálogo del Reglament fija un máximo de 12 espectáculos o actividades extraordinarios al año, según el trámite del Institut Català de les Empreses Culturals.

El Departament d'Interior i Seguretat Pública explica que el art. 111 del Reglament, supletorio a falta de ordenanza municipal, exige a estas actividades, tanto si cuentan con autorización de la Generalitat como con licencia municipal, disponer de servicios de higiene y seguridad. Añade otros requisitos: vigilancia y control de acceso, plan de autoprotección y, si procede, análisis de movilidad.

La higiene, por tanto, no es un anexo opcional: forma parte de los requisitos que la solicitud debe poder acreditar. Conviene consultar el texto completo del artículo y la ordenanza municipal, si existe, porque pueden concretar más.

Quién tramita: ayuntamiento o Generalitat

El reparto depende del tipo de actividad y del municipio. Según el trámite del ICEC:

• En municipios de menos de 50.000 habitantes se necesita autorización de la Generalitat.

• Corresponde autorización municipal en municipios de más de 50.000 habitantes, con motivo de fiestas o verbenas populares y en espacios abiertos públicos o privados.

Una misma fiesta puede encajar en más de un supuesto, así que lo prudente es confirmar con el ayuntamiento qué vía corresponde antes de preparar la documentación.

Autorización de la Generalitat

El trámite se hace solo por internet. En la ficha de Tràmits Gencat se listan, entre otra documentación, la memoria técnica de incendios, la memoria de vigilancia y control de acceso, la valoración de impacto acústico y el plan de autoprotección si procede.

Una guía de Interior dirigida a los municipios describe un plazo de 1 mes para la autorización de la Generalitat, con silencio negativo. Eso significa que, si no hay resolución en plazo, no puede darse por concedida. Conviene presentar con margen suficiente y no contar con el último día.

Licencia municipal

En el caso municipal, la sede electrónica del Ajuntament de Gavà indica que el trámite puede presentarse todo el año y que el plazo de resolución es de 1 mes. Es un ejemplo de un ayuntamiento concreto: otros pueden tener plazos, formularios o requisitos distintos. Lo correcto es confirmar los de tu municipio.

Datos de higiene a reunir

La memoria de la actividad debe incluir la previsión de lavabos, detallando lavamanos, cabinas WC y urinarios y su ubicación. Esta indicación procede de la página de Espai Empresa, que es una página antigua; conviene contrastarla con el ayuntamiento. La misma fuente cita también la previsión de voluntarios de Protección Civil y de asistencia sanitaria (botiquín o vehículo medicalizado).

Con ese punto de partida, una lista de trabajo razonable es:

1. Aforo previsto, porque es la base de cualquier dimensionamiento.

2. Número y tipo de cabinas WC (cabines WC).

3. Urinarios, si se prevén.

4. Lavamanos (rentamans), indicando cuántos y dónde.

5. Unidades accesibles, si el ayuntamiento las pide o el evento las requiere.

6. Ubicación en plano.

7. Limpieza, reposición y vaciado durante el evento.

8. Responsable del servicio y contacto durante la actividad.

Los puntos 1, 5, 7 y 8 son datos útiles para que la memoria sea clara, pero no hay una norma concreta que respalde aquí cifras o plazos para ellos. Se confirman con el ayuntamiento.

Estructuras desmontables

Si el evento incluye escenarios, carpas u otras estructuras desmontables no permanentes, el Reglament establece que deben cumplir condiciones de seguridad e higiene para público, artistas y personal, según la copia publicada por la Diputació de Barcelona. Conviene indicar si hay camerinos o zonas de personal y cómo se resuelve su higiene.

Sobre ratios de sanitarios

No conviene tomar cifras de otro contexto. La tabla de proporciones de lavabos que aparece en el Reglament corresponde a establecimientos abiertos al público, no a actividades extraordinarias. Para dimensionar, pregunta al ayuntamiento qué criterio aplica. Como orientación de planificación, puedes consultar cuántos baños portátiles se necesitan para un evento de 100 personas, sin presentarlo como requisito normativo.

Cómo indicar la ubicación en el plano

La ubicación forma parte de lo que debe detallarse. Un plano útil para el apartado de higiene incluye:

• Cada grupo de cabinas, urinarios y lavamanos señalado con un número o código que coincida con la ficha.

• La relación con accesos, escenario, zona de comida y zonas de público.

• Los recorridos de acceso, para no bloquear salidas ni vías de evacuación.

• El punto de entrada de los vehículos de servicio, si hay vaciado o reposición.

• La ubicación de la asistencia sanitaria, para que se vea el conjunto.

Para los baños accesibles, ver cómo planificar una instalación realmente utilizable.

Ejemplo de ficha de servicios sanitarios

La siguiente ficha es ilustrativa. Las cifras son inventadas para mostrar el formato y no representan ratios exigidas.

Sustituye cada dato por los reales y elimina la etiqueta de ejemplo. Si el servicio lo presta una empresa de saneamiento temporal, pídele que confirme por escrito las unidades, los servicios de mantenimiento y los horarios.

Errores frecuentes en la solicitud

• Descripción genérica. Decir «baños portátiles» sin número, tipo ni lavamanos obliga a completar la información.

• Omitir la ubicación. La memoria debe detallar dónde se sitúan; un plano sin marcar los sanitarios no basta.

• No coordinar con la asistencia sanitaria. Si la memoria cita botiquín o vehículo medicalizado, debe poder cruzarse con el plano.

• Descuidar otra documentación. Según el trámite, también se piden memorias de vigilancia, impacto acústico o plan de autoprotección si procede. Un expediente con la higiene bien resuelta pero otros documentos pendientes sigue incompleto.

• Dar por buena una cifra de otro contexto. Por ejemplo, las ratios de establecimientos abiertos al público.

• Dejar el mantenimiento sin responsable. No hay una norma citada aquí que lo asigne, así que conviene que la solicitud lo deje claro y se confirme con el ayuntamiento.

• Presentar tarde. Con plazo de 1 mes y silencio negativo en la autorización de la Generalitat, ir justo de tiempo es un riesgo.

Qué confirmar con el ayuntamiento

Antes de cerrar la memoria, conviene aclarar con el ayuntamiento:

1. Si existe ordenanza municipal propia. El art. 111 es supletorio a falta de ordenanza.

2. Si el evento corresponde a licencia municipal o autorización de la Generalitat.

3. Los plazos reales del trámite y la antelación recomendada.

4. Si exige ratios o criterios de dimensionamiento de sanitarios.

5. Si pide unidades accesibles y con qué características.

6. Quién responde del mantenimiento durante el evento y cómo debe constar en la solicitud.

7. Qué formato de plano y de memoria acepta.

Para una visión más general de los requisitos, consulta qué debe revisar un organizador sobre servicios higiénicos. Si el evento se celebra en una masía con fosa séptica, mira también aguas residuales en eventos en masías.

Cierre

Una buena descripción de higiene es concreta: cuántas unidades, de qué tipo, dónde están, quién las mantiene y cómo se coordina con el resto del plan. Reunir esos datos pronto, usar una ficha y un plano coherentes y confirmar con el ayuntamiento los criterios locales reduce el riesgo de requerimientos y retrasos. Este contenido es informativo y no sustituye la consulta a la administración competente ni a un profesional.